何時該升級合約管理系統？5個企業常見訊號與評估時機

何時該升級合約管理系統？嗯...這問題比想像中複雜

最近跟一個做營運的朋友聊天，他一直在抱怨他們公司的合約...說真的，不是普通的亂。sales簽回來的東西一個樣，法務改完變另一個樣，最後執行的版本又不知道是哪個。聽得我頭都痛了 😩。

這就讓我想到，到底什麼時候，一間公司才真的「需要」把現在那套，可能是Excel、可能是共用資料夾，升級成一套正經的合約管理系統（Contract Lifecycle Management, CLM）？這不是買個軟體就解決的事，感覺更像是一種...公司體質的轉變。

很多人覺得是公司變大了才需要，但我覺得不完全是。有時候，問題不在規模，而在於「複雜度」和「風險」。

先說結論：當「找不到」比「沒有」更可怕時

簡單講，我覺得升級的最佳時機，就是當「找不到那份對的合約、那個對的條款」所造成的潛在損失，已經遠超過你導入一套系統的成本時。這損失可能是金錢、商譽，甚至是團隊的信任感。

好，我知道這聽起來有點玄。所以，我整理了幾個比較具體的「訊號」，你可以把它們當作公司發出來的求救信號 🚨。

訊號一：法務或主管的嘆息聲，是不是越來越大？

這可能聽起來很「軟」，但卻是最真實的指標。當你發現，每次有新合約要審，或是要找一份舊合約的特定條款時，法務同事或高層主管的反應不是「好的，我處理」，而是先嘆一口氣...那事情就不太對了。

這聲嘆息背後代表的是：

他們預期這會是一趟痛苦的旅程，得翻遍Email、LINE對話、或是某個沒人更新的共用資料夾。
他們對現有流程已經失去信心，覺得每次都是一次性的救火，沒有系統性的方法。
根據勤業眾信在台灣的觀察，很多企業的法務只有在撰寫或審閱時才參與，後續的修改和討論過程則散落在各種郵件和文件中，簽完後就遺忘。這完全就是那聲嘆息的由來。

這不是單純的工作量問題，這是「無力感」的展現。當最需要控管風險的人都感到無力，這就是最危險的警訊。

訊號二：合約版本多到像在開「平行宇宙」

「我們是用v2_final_final_John修改版.docx這個版本簽的，對吧？」「不，客戶那邊的簽名是在v2_final_final_use_this_one.pdf上。」

這種對話是不是很熟悉？如果你的團隊經常為了哪個才是「最終版」而爭論不休，代表你已經沒有所謂的「單一事實來源 (Single Source of Truth)」了。這在合約管理上是致命的。

紙本或單純的檔案儲存，很容易出現版本錯亂的問題。一套好的CLM系統，核心功能之一就是嚴格的版本控制，確保所有人看到、討論、簽署的，都是同一個東西。不再有平行宇宙，只有一個現實。

訊號三：業務總在問「那個『賠償上限』的標準條款在哪？」

這個訊號代表你的「知識」沒有被有效管理。一份合約不只是一份法律文件，它其實是公司知識庫的一部分。裡面包含了：

談判經驗：哪些條款客戶最會挑戰？我們的底線在哪？
風險偏好：我們願意接受多高的賠償責任？付款條件最長能給多久？
標準化成果：那些已經千錘百鍊、最能保護公司的標準條款。

當這些知識無法被輕易搜尋和重複利用時，每次的合約談判都像從零開始。業務為了快速成交，可能會不小心答應一些危險的條件，因為他根本不知道公司有「標準答案」。一個好的系統能把這些條款變成可隨時取用的「條款庫 (Clause Library)」，大幅降低風險。

訊號四：續約提醒變成「驚喜包」，而且通常是驚嚇

「啊！那個大客戶的合約上個月就到期了，怎麼沒人續約？」或是「天啊，我們跟那個用不太到的軟體供應商，合約竟然『自動續約』了三年！」

聽起來很蠢，但這種事一直在發生。根據一些產業報告，因為錯過續約或不當的合約管理，公司平均的價值損失可能高達9%。這就是所謂的「價值洩漏 (Value Leakage)」。

這點在台灣的企業中尤其常見，合約簽完掃描存檔，然後就被遺忘，直到出事才拿出來看。現代的合約管理系統，最重要的功能之一就是自動化的提醒和報表，讓你主動管理這些關鍵日期，而不是被動等著驚嚇發生。

訊號五：財務、業務、法務系統像住在不同星球

業務在CRM（例如Salesforce）裡談好了一筆生意，然後...把資料手動複製貼上到Word範本裡，寄給法務。法務審完，財務再把合約金額手動輸入到ERP系統。這個過程中有多少複製貼上的錯誤機會？根據World Commerce & Contracting的報告，一家中大型企業的合約數據，可能散落在多達24個不同的系統裡。這太瘋狂了。

這顯示了你各個系統之間是孤島。一個現代的CLM應該要能跟公司的核心系統（如CRM、ERP）整合。合約簽署後，相關的數據，像是付款時程、總金額、義務等，能自動同步到對應的系統，這才能真正發揮自動化的威力。

拿國際上常見的狀況來說，很多公司會強調CLM要能跟Salesforce這類全球通行的CRM深度整合。但在台灣，可能很多中小企業是用自建的系統，或是像鼎新、Ecount ERP這種更在地的ERP，甚至是用LINE溝通。所以在評估時，也要思考這個「國際級」的CLM，能不能跟你「接地氣」的工具對話，這點我覺得很重要。

導入前後，到底差在哪？

講了這麼多，我們來實際比較一下，沒有系統跟有系統，日常工作到底會有什麼差別。我自己是覺得，差別大的不是工作本身，而是「心態」。

作業環節	舊方法 (心好累模式 😩)	新方法 (總算能掌控了 😎)
建立合約	嗯...去共用碟找上次的範本。咦？哪個才是最新的？算了，拿最像的來改。	直接從系統叫出最新的官方範本。客戶類型？選「代理商」，相關條款自動帶入，真香。
內部審核	Email寄給法務A、主管B、財務C。結果A跟C給了矛盾的建議，光協調就去掉半天。	系統自動按照設定好的流程跑。誰卡關了，一看就知道。所有修改痕跡都在線上，清楚明瞭。
版本控制	檔名：合約_v8_final_final_拜託用這個.docx...心很累，真的。	永遠只有一個檔案。系統自動記錄所有歷史版本，想看誰改了什麼，隨時可以叫出來比對。
簽署	印出來，寄快遞。等對方簽完寄回來...都下禮拜了。	線上發送電子簽名連結。對方簽完，我立刻收到通知，合約自動歸檔。
找舊合約	在Email裡搜尋關鍵字「合作協議」，跑出三百多封信...慢慢找吧。	在系統搜尋「客戶A」+「保密條款」，0.5秒找到。連內文都可以搜，超方便。
到期管理	靠行事曆...如果當初有記得設定提醒的話。不然就是等著業務或客戶來問。	系統在到期前90天、60天、30天自動發信提醒負責人。報告一點，所有快到期的合約一目了然。