AI 協助工具如何影響工作效率?當自動化變得無形時的思考

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你有沒有想過,你今天早上醒來,做的第一個決定是什麼?可能不是你以為的「按掉鬧鐘」,而是鬧鐘根本沒在你設定的時間響。它可能提早或延後了幾分鐘,因為你的手機覺得「嗯,根據你的睡眠週期,現在叫醒你最剛好」。

然後你拿起手機,收件匣乾乾淨淨,重要的信都在最上面,垃圾廣告信都消失了。行事曆上甚至還多了一個會議,是你同事用某個聰明的排程工具,在你根本沒開電腦的時候就自動「喬」好的。

這一切都超自然,自然到我們根本不會去想。但說真的,這些背後全都是 AI 在默默地運作。它就像一個隱形的管家,在你沒注意到的地方,把生活中的一堆小麻煩都燙平了。

重點一句話

AI 助理已經不是科幻片了,它早就悄悄地融入你的日常,從幫你過濾郵件到安排會議,好處是很方便,但風險是你可能在不知不覺中,把自己的「判斷權」外包給了它。

AI 到底在「隱形」什麼?

很多人一聽到 AI 就想到 AlphaGo 下棋或是一些很複雜的機器人,但其實我們每天在用的 AI,都非常...嗯...非常的「不顯眼」。

你想想看早上那段時間就好了:

  • 智慧鬧鐘跟睡眠追蹤:像 Apple Watch 或很多 Android 手機的睡眠模式,它不是死板板地照時間叫你,而是去學你的睡眠模式,找那個讓你醒來最舒服的時間點。蠻酷的。
  • 信箱自動分類:Gmail 的「優先收件匣」或 Outlook 的「重點」,就是 AI 判斷哪些信你「應該」先看。它怎麼知道的?它就是看你平常都先回誰的信、哪些寄件人你從來不理。久了它就學會了。
  • 自動化日常程序:這個超實用。像 iOS 的「捷徑」或 Android 的助理,可以設定「當我離開家時,自動關閉 Wi-Fi、播放我最愛的 Podcast、然後導航到公司」。一氣呵成,省掉好幾個點擊動作。

這些功能方便到讓人覺得理所當然。但反過來說,當 AI 幫你過濾了郵件,它其實也決定了你今天早上的「優先事項」是從哪裡開始。當它幫你調整鬧鐘,它也決定了你一天的起點。這些都是很微小的影響,但累積起來,它確實在塑造你的習慣和你看事情的角度。

AI 如同無形的絲線,在我們看不見的地方牽動著日常決策。
AI 如同無形的絲線,在我們看不見的地方牽動著日常決策。

這些 AI 怎麼知道我想什麼?雲端 vs. 手機端

說到這個,很多人會有點毛毛的,覺得「我的手機是不是在偷聽我講話?」老實說,大部分情況下不是你想的那樣,它們主要是靠「學習你的行為模式」。

你常常在哪個地點打開地圖 App、你都回覆哪些人的訊息、你買東西的紀錄...這些數據會被收集和分析。久而久之,AI 就能在你開口前,就猜到你可能需要什麼。例如,你快下班時,手機自動跳出回家的路況,就是因為它學到了你每天差不多這個時間、從這個地點(公司)移動到另一個地點(家)。

不過呢,這邊要特別提醒,處理這些數據的方式有兩種,這點很重要,關係到你的隱私。

  1. 在設備端處理 (On-device AI):這意思是,所有的運算和分析,都在你的手機或電腦本機完成,資料不會離開你的裝置。蘋果最近幾年就很強調這個,說他們的 AI 功能很多都是在設備端運作的。好處是隱私性高,因為你的個資沒上傳到某個公司的伺服器。缺點是手機本身的運算能力有限,能做的事情比較簡單。
  2. 在雲端處理 (Cloud-based AI):就是把你的數據傳到遠端的強大伺服器去分析。大部分功能更強大的 AI 服務都是這種,像是 Google助理或 ChatGPT。好處是運算能力超強,可以做到很複雜的分析和預測。但缺點就很明顯了,你的資料要送出去,就多了隱私外洩的風險。這點跟我們在台灣看到的情況很不一樣,在歐美他們有 GDPR 管很嚴,大家對資料上雲端非常敏感;但在台灣,雖然也有《個資法》,但多數人好像為了方便,對於把資料交給大型科技公司似乎...嗯...比較習慣?

知道這兩者的差別,你才能在下載一個新 App 或用一個新服務時,稍微判斷一下,你願意為了方便,犧牲多少隱私。

風險與應變:當方便變成依賴

好,AI 很方便,我們都知道了。但一直依賴這些「隱形的手」,有什麼問題嗎?我覺得有兩個大問題,而且是很多人沒意識到的。

第一個問題:自動化偏誤 (Automation Bias)

這是一個心理學名詞,簡單講,就是人會無腦相信電腦給的建議。因為系統看起來很專業、很權威,所以它給出的結果,我們常常連想都不想就接受了,就算那個結果是錯的。

舉個例子,一個 AI 排程工具帮你把行事曆塞得滿滿的,看起來超有效率。其中一個會議,它自動判斷「不重要」,所以排在一個很爛的時間,甚至跟另一個重要的客戶會議稍微重疊。你可能因為太相信系統的「判斷」,看都沒看就直接同意了所有安排,結果等到客戶打來問你人在哪,才發現完蛋了。AI 的建議只是建議,最終的判斷還是要靠你自己啊。

在視訊會議中,AI 助理即時整理重點與待辦事項的運作示意。
在視訊會議中,AI 助理即時整理重點與待辦事項的運作示意。

第二個問題:技能退化 (Skill Erosion)

這個我自己是覺得最可怕的。當我們越來越依賴 AI 幫我們寫 email 草稿、做會議記錄、安排每天的待辦事項...我們自己做這些事的能力,其實正在一點一點流失。

以前你可能要花 15 分鐘思考怎麼寫一封措辭得體的商業信,現在 AI 一秒鐘給你三個版本。聽起來很棒,但一年後,當你需要自己從零開始寫的時候,會不會發現腦袋一片空白?以前你要自己判斷今天該先做哪三件要事,現在 Motion 或 Reclaim.ai 這種工具都幫你排好了。久而久之,你做「規劃」和「判斷優先級」這個核心工作能力,可能真的會變弱。

這就像一直用計算機,心算能力會變差一樣。科技是輔助,但不能完全取代我們自己的大腦思考。千萬記得,AI 最好的角色是「副駕」,幫你看路、提醒你,但方向盤最終還是要握在你自己手裡。

工作流程大對決:手動 vs. AI 助理

為了讓你更清楚地感覺到差別,我弄了個簡單的比較表。你可以看看自己現在大概在哪個階段,還有「深度整合 AI」到底長什麼樣子。

工作方式 手動管理 (The old way) 基本 AI 助理 (The common way) 深度整合 AI (The new way)
會議排程 就是...惡夢。瘋狂來回寄信喬大家的時間,光這件事就能耗掉半小時。 好一點了。用 Calendly 之類的工具,把自己的空檔丟給對方選。但還是要自己手動發連結。 根本不用管。直接跟 AI 說「幫我跟小王約個下週的會」,它會自己去掃雙方行事曆、找空檔、發邀請,全自動。
會議記錄 手忙腳亂。一邊聽一邊打字,常常漏掉重點,會後還要花時間整理。 用錄音筆或 App 錄下來,然後...就沒有然後了,因為根本沒時間聽第二次。 AI 在會議中即時產生逐字稿、摘要、跟待辦事項 (Action Items)。會議結束,筆記也整理好了,直接可以發。
任務管理 靠便利貼、待辦清單 App。但每天都要自己重新思考哪個最重要,很容易被臨時插進來的事情打亂。 用 Siri 或 Google 助理語音新增待辦事項。很方便,但它不會幫你「排程」。 AI 會自動分析你所有任務的死線、重要性,然後直接把「做這件事的時間」塞進行事曆裡。它把待辦清單跟行事曆合體了。
隱私風險 最低。你的筆記本跟大腦不會把資料上傳到雲端。 中等。你的語音指令、行事曆內容可能會被傳到雲端做分析。 最高。因為它要整合你所有的工具(郵件、行事曆、專案管理軟體),等於它幾乎知道你工作上的一切。所以選有信譽、有提供隱私控制的工具就超重要。

你看,從「基本助理」到「深度整合」,那個差異真的很大。像原文提到的 OnHorizon.AI 或是我自己也在研究的 Motion,它們的目標都不是做一個你問我答的聊天機器人,而是像神經網路一樣,直接長在你的工作流程裡。

舉個例子,你在開 Zoom 會議,這種整合式 AI 可以直接在旁邊跳出一個小視窗,即時生成會議摘要。會議一結束,它甚至已經根據內容,草擬好一封給團隊的 follow-up email,裡面連待辦事項都列好了。你只要檢查一下,按下傳送就好。這整個過程,你完全不用切換視窗、不用複製貼上。這個體驗...說真的,用過就很難回去了。

對比:左邊是充滿便利貼和混亂文件的傳統辦公桌,右邊是只有一台筆電的整潔桌面,螢幕上顯示著井然有序的 AI 儀表板。
對比:左邊是充滿便利貼和混亂文件的傳統辦公桌,右邊是只有一台筆電的整潔桌面,螢幕上顯示著井然有序的 AI 儀表板。

所以,我們該怎麼辦?

看到這裡,你可能會覺得有點焦慮,好像自己的生活快要被 AI 控制了。先別緊張,重點不是要你停用所有 AI 工具,那太不切實際了。我自己是覺得,關鍵在於「保持覺察」和「拿回主導權」。

你可以試試這幾件事:

  • 定期檢查 App 權限:沒事就去手機的設定裡看看,哪些 App 拿了你的位置、麥克風、聯絡人權限。它真的需要這些權限嗎?不需要就關掉。
  • 手動做一次重要的事:就算你的 AI 能自動排程,偶爾也試著自己手動規劃一次下週的行事曆。就算 AI 能幫你寫報告大綱,偶爾也逼自己從零開始發想。這是在「鍛鍊」你自己的大腦,避免前面說的技能退化。
  • 把 AI 當成「第二意見」:當 AI 給你一個建議時,不管是推薦餐廳、規劃路線,還是判斷一封郵件重不重要,心裡都多問一句:「這是它認為的,還是我認為的?」多這一秒的思考,就能讓你從被動接受者,變回主動決策者。

說穿了,AI 就像一個能力超強但沒有自己價值觀的實習生。它能把雜事處理得很好,但最終要往哪個方向走,還是得由你這個「老闆」來決定。享受它帶來的便利,同時也別忘了,你自己的判斷和思考,才是最無可取代的。

那你呢?你覺得自己對 AI 助理的依賴到了哪個程度?是單純覺得很方便,還是已經開始有點擔心了?在下面留言分享一下你的看法吧!

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Comments

  1. profile
    Guest 2025-11-19 Reply
    最近真的有點混亂,腦袋裡都是那些自動化的東西。其實我待的是金融這圈子,公司弄來一些AI報告工具那種東西,現在蠻多人講什麼超方便、一鍵就能出成績單。有一次同事就是笑說,下班快很多。可是,有時候停下來想一想……真的這麼順?反正,大概是某天主管突然追問我們某份報告到底依據什麼,我整個愣住,然後一個一個問下來,全組竟然沒人確定那批數字怎生出來的,只記得是按照SOP一路下一步、下一步。 不是要唱衰AI啦,其實用起來少掉不少麻煩,但內心偶爾會怕 - 如果哪天參數隨便設錯或是哪裡漏看,其實很可能我們誰都第一時間沒抓到。我猜人和機器之間肯定還是得合作,可奇怪的就是當自動化愈來愈細微地滲進流程,一些重要的小地方好像就開始被不自覺跳過了,有種說不出的擔心。有時睡前就在想……未來會變怎樣啊?