分辨筆記與知識管理差異:Apple Notes、Craft、Heptabase 選擇重點解析

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3 招馬上搞懂筆記跟知識管理差在哪,選工具不再踩雷

  1. 試著一週內用 Apple Notes 快速記下 10 則靈感,別管分類,重點是記住想法。

    這樣你不會錯過突發的點子,也不會糾結整理格式。(7 天後回頭找這些靈感,有 7 則還記得內容就算成功)

  2. 三天內從 Craft 裡選 5 篇舊筆記,直接連結有關內容,把重複資訊串一起。

    這招可以看出哪些知識其實本來就互有關聯,久了腦子會更快組出新想法。(72 小時後,看這 5 篇連結筆記裡至少有 2 條是你原本沒想到的)

  3. 一週至少花 20 分鐘在 Heptabase,整理 2 個議題圖,把平常散落的資訊拉成決策重點。

    這種練習能讓你真正搞懂哪些資訊是決策關鍵,久了省下很多糾結。(一週後看議題圖,能直接口述每個圖的結論就算有進步)

  4. 每次選工具都先列出 3 項你「當下最需要」的功能,不用追流行,只管自己習慣。

    這樣選工具不會被外面新鮮詞綁架,反而能穩穩提升效率。(三天內用你選的主工具處理 90% 以上日常資訊)

分清筆記與知識管理,提升資訊效率

最近很多人一直問我,欸,到底「筆記」跟「知識管理」有什麼差啊?你知道嗎,其實這問題比想像中嚴重。每次在Paperless Movement®裡面的INNER CIRCLE Program帶學員,我已經數不清聽過多少次那種快要崩潰的場景 - 一個蠻厲害、事業很穩的專業人士,打開他的筆電、開始焦急翻找三個月前記過的靈感,他只記得「之前好像寫下來了」,結果硬是找不到是哪一份,有時看到一堆會議紀錄啦、亂七八糟想法啦、還有什麼專案進度,翻到最後他就放棄,乾脆重寫一遍。

對了順便說,其實發生這種情況很普遍,就是因為大部分工作超滿的人根本分不清楚「筆記」跟Personal Knowledge Management(PKM)其實完全是兩回事!然後怎樣?本來已經記下來的東西又被翻出來重做,找資料超花時間,有些人還為此買了一堆新工具,可精華根本沒用到。流程越搞越複雜,到最後事情反而只增不減,有夠挫折。

簡單講啦,我覺得最重要的是,你一定要弄懂到底該在什麼時候用哪一套流程。再進一步,就是怎麼建立一個能幫你真的有效處理資訊的系統,也就是說,不只是隨手寫一下而已,而是在商業世界裡可以讓你真的變強變快。老實說有一句話講到心坎裡,「Data is not information, information is not knowledge, knowledge is not understanding, understanding is not wisdom.」Clifford Stoll講的,我自己很愛用這句。

嗯,好,拉回來。如果要具體點例子,我會拿Apple Notes、Craft還有Heptabase這三個來講。為什麼挑它們喔?因為它們真的學起來超級簡單,不會佔去你太多寶貴時間。再者,不管你手機、電腦或平板,要同步都ok,資料隨便切都抓得到,也不太會遇到網路突然掰掰那種慘況。

認清行動與資訊兩大工作世界

最近腦袋有點亂,想到資訊管理這種事,老實說真的很容易搞混。有時候連自己都會分不太清楚像備忘錄啊還有什麼PKM(個人知識管理)到底差在哪裡。對了,在ICOR®那個架構底下,其實生產力他們分成兩大塊,一塊叫「資訊」,一塊叫「行動」。資訊喔,就是你在各種地方搜刮來的那些資料、靈感、想法,全部先丟一堆起來,有點像把原材料累積好。但光有這些沒什麼用欸,怎麼處理才是重點。然後行動這部分就直白啦,就是你真的去執行,有做才會出結果。

今天其實只想聊「資訊」這件事。不知道你是不是也是那種會陷在一直記筆記、研究PKM方法的人,但到頭來總覺得卡卡的。有人一天到晚在收集,一張又一張寫,其實根本沒消化進去,也沒有變成真正自己可以運用的東西;還有人喜歡邊記邊整理分類連結,但這樣超級拖節奏 - 老是覺得效率上不來,好像就是因為這樣。

反正我覺得最該提醒大家的是,這篇不是寫給那種找速成招數的人看,只是在問一句,「你的資料到底要拿來幹嘛?」清楚目標之後,你再選流程跟工具也不遲啦,工具只是配角。如果目的搞不定,再神App都救不了,不開玩笑。比方講,你沒梳理好自己的資料架構,到最後可能每次決策都慢吞吞,各種好主意找不到,腦袋常常在想「那時候記的東西去哪了」根本浪費時間,那些精神力其實應該拿去專心做好自己的事情吧。

我懶得講大道理,就直接丟ICOR®原文給你聽好了,它定義裡面說,「筆記」基本上就是把工作上所有重要東西,比如關鍵資料、做過的決策、自已看法或待辦事項,一條條確確地寫下來存檔而已。分門別類就好了,不要太複雜,也別誤解了意思。

認清行動與資訊兩大工作世界

避免把筆記當知識管理的常見誤區

你知道嗎,有時候大家講「筆記」這東西,好像只是在紙上隨手記一下,其實我覺得完全不是這麼一回事。說真的,什麼叫筆記?只要能把資訊存下來的東西都算,像手機的錄音、拍下的照片、甚至亂畫一張也可以。我之前就是跟客戶聊天不想忘記內容,就直接用錄音APP開著,那不就變成一則超直白的「筆記」?或者你看到重要Email截圖存起來,也是一樣,就是備份一種需要回頭查的資訊。然後更誇張的是,有時候坐車突然想到什麼靈感,我直接語音留言丟給自己,那明明就是語音版便條紙嘛,也絕對算筆記的一種。

還有啊,其實做筆記真的沒那麼嚴肅啦,本質上只是順手在各種地方抓資料、留點紀錄給未來自己參考,有點像去超市買菜那個樣子 - 走進去看到缺蛋了就丟盒蛋進購物車,不用現場考慮怎煮,反正先收集下來才是重點。店員都還沒開始補貨或分門別類呢,我只是迅速逛完拉滿手推車準備回家。所以做筆記很看重快、不糾結細節,當下資訊炸出來時先抓住,以後再慢慢處理。

說到這裡就會聊到「個人知識管理」(Personal Knowledge Management, PKM)啦。這個詞聽起來有點正式,不過意思其實蠻簡單,就是你怎麼整理和消化剛剛搜集的那些各式資料,把它們轉化成自己真正懂而且能行動的知識。不只是東西堆著不用喔,是要真的會整理。例如前面說逛完超市帶一堆原料回家,接下來PKM比較像你在廚房拆箱分裝,一包雞腿、一盒青菜全找好位置冷藏,有些食材還要標註保存期限;然後再按照現有材料決定本週到底吃什麼。整個流程比單純丟原料進購物車複雜多了。

突然想到,一句話總結,到了PKM這一步,你已經不是亂塞食材而已,而是動手讓每件東西有連結、有用處 - 零散原料終於能組合成可執行、夠系統的生活計劃,大概就是從靈感或片段一步步湊出屬於自己的菜單吧。

思考何時進行筆記,何時做知識串聯

這個「知識會說話,智慧在於傾聽」是Jimi Hendrix講的 - 蠻帥的一句對吧?很多人問PKM(就是個人知識管理)工具強在哪,不就這兩個都包辦嗎!超快可以記,整理起來要變成真正有價值的資料也搞得有模有樣。可是啦、最大的bug就在功能多到你分不清自己現在到底是在撈資訊還是已經開始串連發想、消化概念了。

簡單講,大坑就在你渾然不覺自己腦袋現在是什麼模式 - 開會要記錄嘛,那手腳當然快!但你如果真的在梳理策略或找重點,那又必須放慢,用不同的思考速度,去拉關聯性,一下左右手角色全變。想像一下,你站在超市架前臨時把全家一週食材跟菜單同時搞定,不知道怎麼下手吧?一樣道理,只盯著今天晚餐買菜還非要同步安排接下來七天,保證整包亂掉。其實,大部分專業人士用PKM時,就是喜歡混搭一起做,結果咧…場面失控直接給它發生。

對了順便說,有一次主管突然冒出一句:「咦,上回我們聊過三個月前那份分析報告哦?」於是就只能滑半天老筆記、上下爬格子地挖,看來看去不是漏,就是完全沒頭緒,其實根本問題在:當初只有把東西丟進去,完全沒花心思做成能檢索、有脈絡的小資料塊,所以那些很屌的自動化或搜尋功能全部打水漂,你之前標註的重點直接沉底永遠見不到天日。

我覺得最重要的是,你以為意識到問題存在就是贏,但事實上最該分辨:「現在到底只是記一下而已,還是真的要靜下來組結構與思考?」每套工具明明都有雙模式玩法,人自己用法卻習慣混雜,全怪不得系統太複雜…最近看到一位市場行銷總監也是,一直苦笑回想六週前戰略會議做那份競品分析寫在哪,「明明我有整理啊!」結果大半天照樣找不到,下場直接繞走寶貴工時。真的,一次都浪費不起喔。

理解錯用工具帶來的時間與金錢浪費

每週教練會議,不知道為什麼總是上演同一齣 - 她到最後乾脆把舊檔案整個丟掉,從頭再來,三小時就這樣被吃掉,一直重複之前明明做過的東西。其實蠻煩的,就是一直循環在「找東西、補內容」這個大洞裡跑不出來,腦子裡有種已知會失憶的不安全感。

然後你想想啦,只用知識管理工具的收集功能,就真的只是收集,根本沒碰那些讓人家很期待的整理跟連結筆記那一套,靈光乍現過很多次,但下一秒通通活埋到什麼年代時間軸底下,好像沒發生過。可如果硬要在寫當下全都分類、連所有關聯釘好,有時候思緒就直接斷線…稿子卡一半也不是一天兩天的事了。

說真的,浪費時間沒有最慘只有更慘。有位客戶,每月繳 Notion 費用,到頭來就只是存開會筆記,一點資料庫設計或自動化都沒有,更別提什麼內部連結,全靠日期標籤撐全場 - 這種純流水帳的玩法,其實有點像你花錢租了健身房結果每天只進去量體重。

對了還有人超誇張,同時訂了 Roam Research、Obsidian 跟 RemNote三個系統。他以為不停換工具可以破解資訊亂象,但事實上問題根本不是你清單列多長,而是壓根沒搞懂自己的流程跟這些功能怎麼合拍。說穿了嘛,就是砸大錢在高級引擎車上結果整天亂摁喇叭 - 方向盤怎麼轉完全不理。

我覺得那句話超級貼切:「最危險的浪費,是我們自己壓根沒發現原來一直在浪費。」

搞懂蘋果備忘錄、Craft 與 Heptabase 的差異

有時候最累人的,就是那種你根本沒注意到的能量在流失。像,你每次動手前在那邊猶豫:欸,這條筆記要不要加個標籤?然後咦,那放進哪個資料夾才對啊?我上個月的草稿,跟現在這堆東西到底還有沒有關聯喔?說真的,每天一大堆碎碎念和小選擇慢慢疊,腦裡面全是問號和選項,好像一直在玩多選題比賽。

想到比較嚴重的部分,有聽過一位主管直接講 - 「你其實不是在思考,而是在搞怎麼去開始思考。」這句話其實一針見血。我後來想了一下,真的耶!流程卡住、方案不確定時,其實精力都耗光在「要做什麼」「怎麼下判斷」這些雜訊上了,那些原本可以專心投入工作的電量直接被偷走。

但還不只如此喔,其實更麻煩的是那些消失的線索。本來應該串起來的重要洞見很容易就這樣沒了。舉例 - 2月和客戶聊的一些重要細節,如果沒有跟4月的新策略筆記拼在一起,5月決定事情時搞不好完全忘了那些重點。還有啦,你苦哈哈找了一晚上的產業資料只是儲存在某個文件角落,下次遇到同問題卻又重頭再查一次,把自己玩成 Sisyphus,每次滾完石頭回來好像重新開始。

對了還有超常看到很多職場強者會自打臉。他們過了幾個月以後,又從筆記或信裡冒出某段之前寫過的小結論,一臉新鮮地貼上共享,大約等於對自己的東西完全陌生人式處理。有夠驚訝齁!最後結果就是知識越存越破碎,本來應該一層一層架高卻全部躺平生灰塵,不但浪費時間,有點像讓專業能力拆掉重蓋,一直不上樓。

所以現階段看到的問題應該差不多都抓到輪廓了:資訊混亂浪費精力、連接斷裂知識鯨落。說到工具,我現在簡單把三款主流整理/PKM軟體拉出來對一下(分從「純收集」一路衝到「深度知識建構」)。路徑不同,各自玩法也很明顯,到底是便條紙路線還是真的搞系統,那個落差剛好超明顯。

搞懂蘋果備忘錄、Craft 與 Heptabase 的差異

善用 Apple Notes 快速捕捉靈感重點

唉,我說Apple Notes啊,真的很適合那種隨時突然腦袋裡冒出點子、或是會議聽到一半想馬上記什麼的時候。打開就可以直接開始寫,也不用管格式、設定什麼權限有的沒的,就是快,很單純。我自己好多次跟人通話,聊著聊著想到新點子,不用多想,就直接進Apple Notes敲一下,省得等一下忘光光。

但,要是你後來希望那些東西彼此之間有些串聯,比方說想建立連結啊,或整理超過資料夾這種層級,那...嗯,Apple Notes就真的有點卡。有時候我在翻筆記也會覺得,它沒有自動照日期分類這種貼心事,也不能像Obsidian那樣在兩則筆記互相加個超連結,更別提要自動幫你找出哪些資訊彼此相關、有啥共同點?哈,那根本沒門。其實也不能怪它啦,本來就不是知識管理那種專業工具,只是一個筆記本。

可是我自己是覺得,如果只求拿來「把事情先寫下來」,Apple Notes已經夠用了。特別適合懶得搞流程的人,臨時想到什麼東西就丟進去,要找舊資料頂多自己翻一翻。如果你偏好這一路線,其實還蠻OK的啦。

對了不過最近玩了一下Craft - 這個工具有意思,怎麼講,就是能兼顧像Apple Notes那種隨手記,又能滿足你某天突然發瘋想要全部分類整理重建自己的時候。一個平台解決這兩種模式,有點爽。

Craft最妙的是設計彈性很大,比如說你剛開始跟小記事本沒差,但慢慢地,你可能開始標籤內容、把零碎片段串起來(它內部連結做蠻好的),或者拉出引用,把舊資料搬到新檔案當註腳,都算方便啦。這感覺就是從筆記混成小型知識庫的路線,你不一定每一步都用得到,但機會擺在那邊嘛。

所以講白了,如果今天你的工作常常需要靈機一動抓內容,下班再細細整理條理化一遍 - Craft這彈性其實挺順手。不強求大家都學PKM那套武器裝備,可是真的如果走到要「先亂後整」或同一堆素材反覆琢磨修整,有一套能配合節奏、不逼人硬學流程的工具,其實還是挺有價值。我現在用完都會想:「唉唷原來同一套軟體搞簡單和複雜居然沒違和感。」感覺很少見欸。

運用 Craft 彈性連接筆記及建立知識網絡

選工具這件事,其實真的沒什麼標準答案。老有人問到底要快還是要細,但我覺得別那麼執著啦,有時候狀況不同,你就換個方法。像Heptabase,我自己是會把它當知識整理的起跑點。其實他們對PKM那種深度愛好者來說很有一套,說真的,拿來做日常筆記也不會突兀。要講讓我印象深刻的,大概就是它那個把一堆碎東西變成「能用」的知識,這才是精華所在。

Heptabase風格蠻獨特的,就是白板視覺流,直接眼前拉線連連看,把腦袋裡的那些複雜想法一張張卡片扔上去,隨手拖到舊資料、上次討論或各種想法堆一起。你剛寫完會議筆記?不用等,直接放到相關內容旁邊,再補未來可能走向也沒人管你亂貼。重點感覺不是在蒐集,而是在「串起來」,慢慢從單一小東西長出整個系統,不只是表面寫便條紙而已。

所以遇到需要認真消化、深度梳理、或同時管理一大堆專案甚至累積洞見這類情境,就蠻推薦Heptabase出馬。如果只是需要快速抓重點、一站式搞定,也能用,只是不太會感受到他家最強的優勢啦。不過市面有些軟體專注做擷取,有些則全方位,其實也沒對錯,所以三種不同工具排開剛好形成從單純截取到進階整理這樣一條線。

最後怎麼選?其實沒有一定。我自己有時候看心情,有時候看專案節奏 - 但如果你想自我盤點一下,可以先問三個問題:第一,「你平常在哪裡、什麼時間要收下重要訊息?」如果你答案是「各種地方、完全隨時」那種習慣,其實手邊就應該備著一套超快可以打開紀錄的小工具,比如Apple Notes,用起來就很順,很符合這種亂中有序的場景啊。

運用 Craft 彈性連接筆記及建立知識網絡

Heptabase 如何助你轉化資訊為決策資產

如果你有那種,要把不一樣專案、不一樣時期的資料硬是扯在一起的狀況,這時候光是丟進資料夾真的沒轍。我說,不只分類而已啦 - 你會發現像Craft或Heptabase這些可以加標籤、拉連結、排關聯、花招很多的筆記工具,其實比較能處理。

對了,還有一個情境我一直想講。比如說,你很常要到處蒐資訊,拼來拼去才會產生想法或者是需要做比較複雜判斷,那種只用一般記事本,大概...算了吧,很快就撞牆了。這裡面其實就是知識管理跟純粹記錄的分界嘛。所以啊,我個人覺得Heptabase反而在這裡變得蠻重要。可是,如果你只是記一些單純清單、小提醒什麼的,老實講Apple Notes已經可以解決八成日常瑣事,那種簡單不用多想的需求,其實交給它最好。

然後,我自己觀察,有蠻多人根本就沒有特別忠誠某個軟體啦,就是根據自己的整理方式混著來才省事。有些人白天靈感出現直接塞進Apple Notes,到晚上才會花時間認真挑出幾個重點,把真的要深度整理、要串連架構那些內容移到Heptabase或者其他類似專業知識管理軟體,再慢慢琢磨。

我還碰過幾位朋友,他們會直接把Heptabase當主力倉庫,但臨時想到什麼、有些細節又不想打斷手邊工作流程,就繼續暫存進Apple Notes。選哪種?坦白說,只要你的切換有意義,每一套動作真的是順著自己的習慣—輔助你的思考或工作流,就這樣搭起來也沒問題。不用糾結怎麼「最正確」,反正只要好用就是王道。

選對個人資訊工具組合,打造高效工作流

嗯……我其實最想先講這個,不要隨便換工具啦。每個東西都它自己的性格吧,你老是換,反而搞到自己很煩、資料東丟一點西丟一點,最後根本亂成一團。我覺得啊,比起追那些什麼高大上的生產力方法,你還不如直接找那個你真的需要 - 就是能處理你手上最重要的資訊的那款,老老實實習慣用熟就好。尤其如果那個APP同時可以記、也能整理,超省事,筆記跟腦內整理直接一起處理掉。

還有喔,一開始就專心用一套系統比較好吧,不要沒事就研究新花樣。真的遇到瓶頸了,就再慢慢補功能或者評估是不是換別家。不需要追逐什麼傳說中的萬能神器啦,那都是幻想。

其實重點也不是軟體介面多酷,是你有沒有認清自己哪時候只是在收集亂七八糟的東西、哪時候才進入整理知識的狀態。然後挑些不會逼你去硬湊流程、不會一直打斷你的APP。有的人超愛在錯誤情境下死纏著錯誤工具結果愈來愈迷路 - 唉這真的蠻可惜的。

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