不只做客製化系統，我們更能升級成自動處理重複工作的客製智慧化系統

帳單欄位每次稍微一改，欸，有時候就會莫名其妙漏掉什麼資訊。唉，不知道是不是只有我這樣，反正這種狀況好像在各行各業的行政、財會團隊裡都發生過——真的是屢見不鮮啦。有時候打開文件，一堆格式根本對不起來，你眼睛都花了還要硬湊。嗯，其實說到重複性工作，大概主要就是流程太多步驟，加上部門彼此傳來傳去，資料格式也永遠不統一。同仁常常因此得手動對照、再貼一次內容，明明很簡單卻做起來讓人煩躁。

啊，我剛才想到一件別的事……算了，等下再說——總之，如果公司沒有訂出清楚規範跟權限分級，即使導入了系統協助，也很難根本杜絕那些看似小但致命的人為錯誤。某些做資訊整合的人觀察後發現，其實最拖時間的地方不是網頁建置、程式編修，不是技術本身，而是細到讓你抓狂的作業流程，以及誰該負責什麼卻一直沒落實。例如只要供應商發票樣式哪怕變個小東西，之後對帳或彙整資料時就超容易出包，你能想像那個瞬間嗎？反正就是各種細節卡住。

其實有點累，但繼續持續盤點每天在職務上哪些環節最容易產生重工和疏忽，好像也只能這樣吧。據說這一步，是企業提升營運效率滿重要的開端。我自己有時也覺得到底有沒有用，但大抵如此啦。

「小步快跑」這套策略，實際推行時，常常會冒出一種奇怪的盲點。很多人好像覺得，只要一口氣把所有東西自動化，就萬事大吉了嘛。唉，其實哪有那麼簡單？專家們講過很多遍，如果你沒先盤查清楚哪些流程最容易反覆出錯，一股腦就上馬大型系統，結果八成只是讓事情更亂更複雜罷了。有時候真的很想問，到底誰還相信一步登天這種事呢？

回來說財務帳單處理好了，嗯……其實優先應該找那些高重複、而且格式相對死板的項目下手，比如日常報支、定型發票什麼的。比起一次性全部系統換新，我自己是比較傾向慢慢來——先建個簡單自動化腳本或表單篩檢看看啦。有點像在玩試驗田——欸對，好像差題了，不過等一下拉回來。

舉個例子，你可以設計那種mini field test：隨便挑十天內的帳單紀錄，用自動產生的結果跟人工處理互相比較。如果錯誤率明顯下降，那就再慢慢擴展到其他項目；如果沒啥進步，大概又得繼續修補吧。這種局部測試法啊，可以即時抓到問題根源，而且也方便日後追蹤修正，比那些一開始就整批翻新的作法穩多了。

講到企業資訊整合案例，有數據顯示大約有一半流程屬「高重複低變異」類型。初期把焦點放在這些地方，更能掌握升級節奏與成效。不過話說回來，每次看到大家急著全案導入新系統，我都忍不住懷疑，他們是真的做好功課嗎？

企業這幾年，唉，為了想讓流程跑更快、更有效率，也想調整一下人力，紛紛開始導入那些智慧化系統。欸，我剛剛在查資料的時候還差點分神去看貓影片。不過拉回來講——全球智慧自動化市場，你說規模成長快不快？其實滿明顯的吧，就是連平常比較保守的人都開始注意到那種變化了。

至於像製造業、金融服務這類超大組織，他們事情多得可以寫小說，而且一堆重複性高的流程，所以現在竟然有將近一半單位都已經在推那些自動化應用。好啦，有時候我覺得他們人好多，但也許就是因為複雜才要更早試試看新工具。

反過來講，中小型組織呢？嗯，他們手上的資金沒那麼寬裕，技術門檻又擺在那，多數還卡在觀望或者只敢先嘗個初步水溫，好像也很合理。我有時會想，如果我是老闆，大概也只能慢慢評估，不太敢亂燒錢。

所以這樣發展下來，就像某次開會突然想到午餐吃什麼一樣，管理階層真的要三思而後行。他們挑方案時，不只是看外面大家怎麼做，更要顧自己的營運狀況、手邊到底有哪些資源配置得上，要不然選了華麗但根本不適合自家的東西也是白搭嘛。總之，要找到真能落地、對自己有用的方法才是王道。

「我們那時候根本沒想搞什麼大變革啦，」某間老是在賣東西的流通企業財務主管這樣嘆氣著。我記得他說的時候手還在翻文件，嗯——原本就只想把每個月帳單處理別搞得那麼頭痛，每次月底都像進戰場。誰知道一裝上AI自動帳單系統，三個月後部門裡大家居然發現工時少了快一半。這數字我聽到還愣了一下，總覺得是不是哪邊算錯，可事實就是錯誤通知突然不見了，加班也不像過去那樣拖到深夜。

當然剛開始沒人信啊，有些同事還以為只是短暫好運，不過慢慢地，好像真的多出時間可以幫其他流程，不用再被月底那些冷冰冰的數字逼瘋。說到這裡我想到上次忘了打卡，也是被系統提醒才記起來——咳，扯遠了。拉回來，他們有個小插曲：權限設計一開始做太簡單，有一天資料竟然莫名漏掉，只好全靠人工急救補洞，當下心臟差點跳出來。

所以他們後來總算明白，如果流程標準化隨便亂訂、細節不管，再高級的工具也沒用，就是照樣會卡住。有點道理吧？於是除了把權限分細、異常紀錄定期檢查外，他們還讓團隊輪著參與維護和資料校正。現在但凡遇到問題，大夥都先問會不會是設定或治理哪塊跑掉，而不是逕自怪罪那台冷冰冰的系統──唉，人還是得學著跟機器和平共處啊。

講到企業選自動化方案，唉，常常卡在「到底要不要客製化」這題。說真的，每次討論都繞不出去。有個專門搞數位轉型的顧問這樣講過，我當時還在想，嗯，有什麼新意嗎？但她舉例滿具體：客製化就是徹底根據你公司自己那一套流程、各種獨特需求去開發——簡單說，就是為誰量身剪裁就做成誰那種尺寸。欸，我突然想到我有個朋友，他老闆總堅持用超奇怪的報表格式，那軟體商看到只能搖頭嘆氣，最後硬著頭皮重寫模組。

然後問題來了，其實這樣下去，一開始砸進去的資源真不是普通地多，而後面維護也麻煩，尤其人手一走掉，整個系統就像有人失蹤一樣難救——升級也拖沓得要命。不過話又說回來（喔岔題了），現在更流行所謂智慧自動化，其實大多是現成平台工具，比如低程式碼架構吧，它可以讓你隨時調整、想快點上線也OK，各部門慢慢滲透導入都沒太大壓力。

如果以中小企業為例——像是全公司IT只剩兩條槓的人力，再遇到人事流動頻繁那種狀況。唉，大概只有苦笑。其實專家通常會傾向推薦：挑那些操作淺顯易懂、權限設定清楚又支援基本監控的平台比較穩，不然一下子技術風險就高得嚇人。有些案例嘛，據說只要前期把關好資料治理跟權限設計（這點挺關鍵），即便沒有什麼大團隊撐場面，也能平平穩穩跑起來。結果反而比全盤客製有彈性多了……不過老闆聽不聽得進去，又是另一回事啦。

唉，「其實自動化工具一上線，錯誤就會自動消失」——這種話聽起來很輕鬆啦，但現實根本不是這樣。嗯，有人真的相信嗎？我有時懷疑。不過回到正題，這種說法其實會讓人忽略那些潛在的風險，尤其是細節裡的那種。現場案例常常會碰到啊，比如部門A和部門B，各自都愛用自己的資料欄位命名方式。你說，一個叫「客戶代號」，一個偏偏要寫成「用戶編號」，光看字就頭痛。然後自動處理機制碰到這種未標準化欄位時，其實也不太懂要怎麼辦。

結果可能是AI或RPA直接跳過、甚至重複輸入同一筆資料，或者乾脆遺漏掉某些訊息。嗯……我突然想到前幾天還有人跟我抱怨他們資料庫整包亂掉，只因為欄位名稱沒先對齊，好慘。但拉回來講啦，其實解決方法並不是只靠把整個流程丟給自動化系統就行了。如果事前沒有協調好各方規範，也沒設計統一格式，再厲害的機器都幫不了你。

舉例好了，組織必須先整理出所有帳單樣式，把彼此之間的差異拿出來比對。有時候看到那麼多版本真的想翻白眼，但沒辦法，不做不行。然後通常資訊團隊或者管理單位要出面主導，把大家拉來開會，把定義全梳理一次，最後才慢慢推進到每個輸入表單裡頭。有點像填坑，好累，可又不能偷懶。

當然囉，要讓自動化系統真正降低意外發生率，還是得靠跨部門持續溝通與檢查同步狀態。我有時候覺得這根本就是永無止境的工作，但大概也只能這樣做吧。不然期待魔法降臨？算了還是別做夢比較好。

嗯，要講驗證升級後的智慧系統有沒有真的把錯誤率壓下來，最直接的方法，好像還是老老實實拿人工跟自動流程的異常紀錄來對照。可是說到現場，其實也不是每間企業都那麼乾脆啦，有時他們會搞一個很奇怪的配置——將近一半訂單丟給AI去處理，剩下的則繼續讓人手慢慢弄。欸，我上次就遇過這種狀況，差點記錯哪批是AI做的。

然後他們通常會拉長觀察時間，大概兩週吧，就是持續看數據。唉，每筆資料都要細細記錄，什麼人為輸入失誤、自動化那邊可能不小心漏掉的情形，全都不能放過。有時候還得麻煩產銷的人員一起來互相檢查，以免某些盲區被忽略。我覺得這段滿累人的，不曉得你有沒有同感？

好吧，總之，如果最後真的發現自動化明顯減少了重複或者缺漏這類毛病，那大概就能算是升級有效果吧——雖然初步佐證而已，但至少可以更安心地、比較有底氣地去跟管理層報告績效。啊，我突然想起昨天有人問我怎麼寫報告才不會被退回……嗯，扯遠了，反正只要抓到具體改善，就容易說服上面的人啦。

他們那時候一開始就已經說得很清楚了，想要讓財務每個月自動去產出那些帳單，那格式什麼的就一定要全部統一，欸，誰都不能隨便改名字、或者臨時多打一兩個字進去——反正就是這種死規矩。不過，講真的，把整個流程拆開來看，其實步驟沒有想像中複雜啦，可是細節…唉，就是會卡人。

然後得先把所有資料流經的環節全都理一遍，嗯，有點無聊但也只能硬著頭皮做。職責呢？也是分得很明白，誰能看、誰能動手改，每個人頭上都有條界線畫著。有時候覺得這些線搞不好只是嚇自己，不過還是拉回主題吧。當存取權限都設定好了之後，他們會挑幾筆歷史紀錄丟進系統跑一下，有錯誤再倒帶重調格式。

等到真正正式啟動運作，他們每到月底會隨機抽一些結果出來對照人工作業，看是不是又有人漏掉小數點啦、或名字哪裡拼錯（這超常發生）。其實嘛，大致上循環個幾次，大部分小漏洞都會冒出來，也才比較敢放手交給電腦跑下去。好像一直在修東西，但沒辦法，人腦總覺得有點不踏實。

根據Gartner這幾年針對企業自動化領域的調查，其實大部分公司在導入RPA（機器人流程自動化）以後，日常營運裡頭大致上都能減少三成左右的人力消耗。啊，不過這個數字每次看到都覺得有點魔幻，是說真的嗎？嗯，數據就是擺在那邊啦。然後還有一點很妙，就是原本那些老是會出錯的作業，他們修正錯誤的幅度也被提升到二成到四成之間，有時候覺得科技進步得挺突然。

不過話又說回來——其實這類成效往往還是發生在那些前端流程已經高度標準化、規則明確的場合啦。我自己偶爾也會想，如果只是靠著自動化而忽略了系統日常維護，或者例行更新沒跟上，結果會怎麼樣？唉，很遺憾，那些早先積壓的小毛病就會默默放大，一路累積，最後反噬整體效率。想到這邊難免心頭一緊。

現實中，有些企業剛開始確實成果頗佳，可隨著資料格式或者工作型態出現微小調整，如果沒有及時檢查與修正流程設定，那個錯誤率真的又會慢慢升高，看了都想嘆氣。有時候我甚至覺得，人腦好像總是在最後補破網。不對，我是不是講遠了？

所以，每個階段持續優化和回溯檢查，其實都是維繫長期營運穩定不可或缺的一部分，大概吧。有點像睡眠，你以為可以偷懶，但最後總要還帳。

唉，說真的，每次聽到企業又要導入什麼智慧自動化平台，我腦袋總是先短路一秒——不過還是得面對現實。根據Gartner那邊的觀察，這種東西到底有沒有效，其實都繞回三件事：流程梳理、權限分級還有資料治理，你不弄細緻就等著出包吧。欸，我剛剛講到哪？啊對，通常他們推進的方法，不外乎就是一步步來。

首先，一定得老老實實盤點你手上那些重複性高、容易標準化的流程環節，比如每個欄位怎麼命名都要寫清楚，誰可以進去看或改也不能馬虎。嗯，有時候光想這些細節就很煩，但不弄清楚後患無窮。然後，大部分公司會找一些市面上一站式、彈性擴充力強的工具下手，好比RPA或者低程式碼平台，這些聽起來很潮但其實用起來偶爾爆炸的小玩意。

你以為買了軟體就好？太天真，他們還會搞什麼mini field test，就是小規模驗證試驗啦，每個月都拿人工紀錄和自動結果互相比較，生怕差個數字出問題。不過說到這裡我突然想到，有時候大家以為技術能全解決，其實人還是最大的變數——唉算了拉回正題。

除了系統本身，他們常搭配教育訓練和一堆安全控管規範，美其名是降低人為疏漏跟防止內部資料外洩，可是真的每個人都有乖乖照做嗎？總之啦，他們這樣折騰一輪，也是想讓跨部門能和平相處，不會因為新系統每天吵翻天。整體下來，就是期望那套東西最後能運作得穩當點，大概就醬子吧。