我最近...做了一件我自己都覺得有點好笑的事。我把手機裡那些什麼 Todoist、Things、Microsoft To-Do...反正那堆待辦事項的 App 全都刪了。對，一個不留。
說真的，我以前可是個生產力工具狂，什麼新 App 都想試試看。結果現在，我的主力待辦清單，竟然只是一個釘選在 ChatGPT App 最上面的對話。沒了。聽起來超廢的對吧？但...它竟然是我用過最順手的一套「系統」。
先說結論：為什麼這個「笨方法」反而有用？
我自己是覺得，這方法之所以有效，不是因為 ChatGPT 有多強，反而是因為它夠「笨」、夠簡單。核心就兩點：一是把輸入的摩擦力降到零，二是它就住在我每天花最多時間的地方。我根本不可能「忘記」去看我的待辦清單，因為我整天都在跟 ChatGPT 聊天。
傳統待辦 App 的問題...老實說，是我自己的問題
這講出來有點丟臉，但我猜很多人跟我一樣。傳統的待辦清單 App，我從來沒有一個能用超過三個月的。問題到底出在哪？
第一個問題，就是任務來源太分散了。Email 來一個任務、Slack 又跳一個、開會的時候口頭交代一個、LINE 上面朋友又丟一個... 你知道嗎，要把這些東西全部手動整理到同一個 App 裡，需要超乎常人的紀律。理論上複製貼上沒幾秒，但一天下來，你就是會懶。真的，除了那些 GTD 神人，大部分人應該都做不到吧。
有些人可能會說可以用 Zapier 之類的自動化工具啊，把 Slack 訊息自動轉到 Todoist。嗯...這當然可以，但設定起來又是另一個門檻，而且有時候自動化反而更亂。說真的，這對一般人來說不太實際。
然後是第二個，也是最致命的問題：我會忘記打開它。這聽起來超蠢的，對吧？但就是會。當你沒辦法信任自己會記得去看那個 App，你最後還是會用最原始的方法，比如說寄一封 Email 給自己，或者在螢幕上貼一張便利貼... 那我到底用這個 App 幹嘛？完全本末倒置。
怎麼做？我的超陽春 ChatGPT 任務管理法
我的方法真的沒什麼技術含量，甚至連客製化的 GPTs 都沒用。就是一個普通的聊天室，我把它命名為「TASKS」，然後釘選在最上面。
基本上，我就是想到什麼就丟什麼進去。通常是在走路或通勤的時候，直接開語音模式，像在跟自己講話一樣，把我腦子裡所有懸而未決的事情，不管是「要回覆某某某的信」還是「記得買牛奶」，全部念出來。然後，AI 就會幫我整理。
當我想要看現在還有哪些事，我就直接問：「我現在還有哪些事沒做？幫我按優先級排一下。」或是「我最近完成了哪些事？」它就會給我一個整理好的清單。
唯一算是有點「客製化」的，大概就是我在 Custom Instructions 裡加了一段話，叫它辨識特定的人名或專有名詞時要用我習慣的拼法。但老實說，就算不加這個，它在 2025 年的今天也已經做得夠好了。上下文視窗變得這麼長，模型也聰明很多，幾乎不會搞錯。
| 比較項目 | 傳統待辦清單 App | 我的 ChatGPT 土炮法 |
|---|---|---|
| 任務輸入 | 需要打開 App、點擊「+」、打字... 步驟一多，就懶了。 | 想到就說，用語音輸入。摩擦力趨近於零，像跟助理講話。 |
| 整理與分類 | 自己手動加標籤、設專案、調優先級。很強大，但也很累。 | AI 自動抓關鍵字幫我分類，甚至會建議下一步。雖然笨笨的，但 80% 的情況夠用了。 |
| 提醒與檢查 | 我得「記得」去看它。結果常常忘了，重要的事還是貼便利貼。 | 我整天都在用 ChatGPT，它就在我眼前，根本不會忘。 |
| 整合性 | 功能很專一，但跟我的工作流是分開的兩個世界。 | 它就是我的工作流一部分。我查資料、寫文案、管理任務，都在同一個地方。 |
這件事的未來...會變得更誇張
好，我知道現在這個系統還是很笨。跟一兩年後的樣貌比起來，現在這個根本是玩具。相信我，真正的遊戲規則改變，是當 ChatGPT 能真的串接我所有的工具時。
想像一下：
- 它不只是「記錄」任務，它會開始「執行」任務。比如，它會根據「回覆某某某的信」這個任務，直接草擬一封信讓我確認。
- 它會「知道」任務完成了沒。它看到我已經寄出那封信，就會自動把任務標示為完成，我連報告都不用。
- 它會從會議紀錄、Slack 訊息裡「自動抓出」待辦事項。開完會，任務清單已經自動生成好了。
- 它會用更聰明的方式提醒我。不是死板的鬧鐘，可能是看我行事曆有空檔，就把一個任務區塊放進去。
這些技術上今天都做得到，就差把它們全部串起來而已。不過呢，說到這個「串接」，就很有趣了。像原文作者這種在美國的開發者，可能很習慣把所有東西都串起來，很期待所有工具無縫整合。但說真的，如果你人在歐洲，光是 GDPR 就夠你頭痛了，公司資安部門不可能讓你把內部 Email 跟 Slack 隨便串接到一個外部 AI 上。
我自己是覺得，台灣目前算是走在中間地帶吧。大家比較務實，會看這東西串起來到底有沒有真的好處，而不是為了串而串。根據國發會之前發布的指引，也比較強調在特定領域「負責任的創新」，而不是毫無限制地開放所有資料。
常見錯誤與修正
雖然我很推崇這個方法，但有幾個坑還是要注意一下：
- 錯誤：期待它百分之百準確。
修正：不要！它還是會忘記，或搞混任務。大概用個幾週或一個月，你會感覺到它開始有點「上下文漂移」（context drift）。這時候最簡單的方法，就是把最新的待辦清單複製起來，開一個新的聊天，貼上去，然後跟它說：「這是我們最新的狀態，舊的那個對話可以忘了。」重新開始。 - 錯誤：把極度機密的資訊丟進去。
修正：拜託不要。雖然你可以關閉訓練數據，但這終究是個雲端服務。公司的高度機密、客戶的敏感資料，還是請用公司規定的工具。我這個方法比較適合管理個人或非敏感的協作任務。 - 錯誤： пытаться создать сложную систему тэгов и проектов. (試圖建立複雜的標籤和專案系統)
修正：這句話是俄文，意思是「試圖建立複雜的標籤和專案系統」。對，我故意這樣寫的，因為這就是重點。如果你開始想在 ChatGPT 裡搞什麼複雜的標籤、專案管理... 那就表示你又走回頭路了。這個方法的精髓就在於「簡單」，接受它的不完美，讓自然語言去處理一切。
不只是待辦清單，這對其他軟體意味著什麼？
看到這裡，你可能會想，如果連待辦事項這種小工具都會被 AI 取代，那其他軟體是不是也很危險？先別急著喊「SaaS 已死」。
待辦事項 App 的邏輯相對簡單。但要取代像 CRM 或 ERP 這種系統...那又是另一回事了。那些系統裡面有複雜的商業邏輯、資料結構、協作流程和權限模型，AI 短期內很難完全取代。我自己是覺得，微軟 CEO Satya Nadella 前陣子說的很有道理，長期來看，這是有可能的。
但就算 AI 不會「完全取代」這些應用程式，如果它取代了「UI 層」呢？這才是更立即的挑戰。想像一下，你不再需要打開 Salesforce 的複雜介面去查資料，而是直接問你的 AI 助理：「幫我拉一下上個季度營收最高的五個客戶資料。」AI 直接給你答案。那 Salesforce 的 UI 對你來說還有什麼價值？這對那些以 UI/UX 為核心競爭力的公司來說，是個很大的問號。
當然，那些很垂直、很專業的應用軟體可能比較不用擔心。但看看這幾年，在一些大家以為會被大公司壟斷的領域，還是冒出了像 Granola、Lovable、Cursor 這些新創。所以，誰知道呢？個人生產力工具這個領域，感覺好戲還在後頭。
總之，我還在跟我的 ChatGPT 待辦清單處於蜜月期啦，之前跟其他 App 也有過蜜月期，結果都不了了之。但這次的感覺，好像真的有那麼一點不一樣。你呢？你有試過用什麼意想不到的工具來管理你的生活或工作嗎？在下面留言分享一下吧！
