2025 筆記軟體推薦：10 款提升生產力與整理效率的工具比較

筆記軟體那麼多，我到底該用哪一個？

今天要來聊聊筆記軟體。唉，說到這個我就頭痛。我不知道你有沒有過那種經驗，就是… 腦子裡突然冒出一個超棒的點子，然後急急忙忙抓了張便利貼、還是餐廳的餐巾紙就寫下來，有時候是隨手開了手機裡某個不知道啥時下載的 app 記一下。結果呢？一個禮拜後，便利貼不見了，餐巾紙丟了，那個 app 我也忘了叫什麼名字。然後那個絕妙的點子，就這樣永遠消失在記憶的黑洞裡。真的會很抓狂，你知道嗎？

就是因為這樣，我才一頭栽進去研究各種筆記軟體。花了超多時間，從功能超多、超複雜的，到那種極簡到不行、開了就能寫的，我都玩過一輪。我發現，它們其實都在解決一個共同的痛點：在我們靈感來的時候，能好好地把它抓住、整理好，不要來干擾我們。

不管你是專案經理、學生、作家，或者你只是想記下等一下要去超市買什麼，一個好的筆記軟體真的很重要。但問題是，它們真的差很多。有些用起來卡卡的，有些又太死板，更多的是… 就是不順手。所以這篇，我會用我自己的經驗，跟你聊聊 2025 年我覺得最值得關注的幾款筆記軟體，還有它們各自的脾氣，希望能幫你找到最合拍的那一個。

一句話結論

別再下載一堆了。先搞清楚你最需要的是「快速捕捉靈感」還是「深度知識整理」，從這兩個方向去挑，大部分問題就解決了。真的沒有完美的軟體，只有最適合你「當下習慣」的軟體。

所以，到底該從何選起？

在看下面那一長串軟體清單之前，我覺得你應該先問自己幾個問題。這很重要，不然你很容易陷入「收藏家謬誤」—— 就是不斷地試用新軟體，結果花在「找工具」的時間比「用工具」還多。

問問自己：

我最常用來記什麼？是 fleeting- 對，就是那種一閃即逝的念頭、待辦事項？還是讀書心得、會議記錄這種需要長期存放的東西？
我對「隱私」有多在意？我的筆記能不能放在別人公司的伺服器上？還是我希望所有資料都存在我自己的電腦裡，由我完全掌控？
我需要跟別人協作嗎？還是這完全是我一個人的小天地？
我願意花多少時間學習？我想要一個開了就會用的，還是一個功能強大、但需要花點時間摸索的？

想清楚這幾點，你再往下看，會清晰很多。不然每個看起來都很好，每個都想試，最後就是什麼都沒記到。

幾個主流筆記軟體的「個性」分析

好，想清楚之後，我們就來看看幾個現在市場上比較有代表性的選手。我不會像教科書一樣列出所有功能，而是聊聊我用起來的「感覺」，還有它們適合什麼樣的人。

隱私至上與本地優先的「掌控派」：Obsidian & Joplin

這兩個我要放在一起講，因為它們的核心理念很像：你的資料，就是你的。它們都強調「本地優先 (Local-first)」，意思就是你的筆記檔案是實實在在、一個一個地存在你自己的電腦硬碟裡。

Obsidian：這傢伙不只是筆記軟體，它更像是一個讓你「建立你的第二大腦」的工具。它的核心是「連結」，你可以很輕易地把不同的筆記串連起來，然後它會用一張超酷的「關係圖」給你看你的思緒是怎麼連接的。所有筆記都是用 Markdown 純文字檔 儲存，這代表什麼？這代表就算 50 年後 Obsidian 這家公司倒了，你的筆記還在，用任何一個文字編輯器都能打開。不過呢，它的同步功能是要付費的，但因為檔案都在你電腦上，很多人也會自己用 iCloud、Google Drive 或 Dropbox 之類的服務來免費同步，也行。
Joplin：如果你是個開源軟體 (Open-source) 的愛好者，而且超級重視隱私，那 Joplin 絕對是你的菜。它免費、開源，而且預設就是把筆記存在本機。當然它也提供多種雲端同步選項，像是 Dropbox、OneDrive，甚至你可以自己架伺服器來同步，掌控權拉到最高。它的介面相對 Obsidian 樸素一點，但功能透過外掛（plugins）一樣可以擴充到很強大，像是 OCR 圖片文字辨識之類的都有。

用 Obsidian 這類工具，你的筆記不再是一個個孤島，而是一張互相連結的知識網路。

功能強大的「整合工作站」：Notion & Microsoft OneNote

另一派的哲學就完全不同了。它們想做的是一個「All-in-one」的解決方案，什麼都要包，讓你在一個地方完成所有事。

Notion：喔 Notion，它真的… 已經不能單純叫筆記軟體了。它是一個工作區 (Workspace)。你可以寫筆記，但你也可以做專案管理、建立資料庫、做團隊 Wiki… 根本是數位瑞士刀，你想得到的它幾乎都有。對團隊協作來說，它非常強大。但… 這也是它的缺點。如果你只是想隨手記個東西，打開 Notion 可能會有點壓力，因為它太靈活、太強大了，反而讓人不知從何下手。它的學習曲線是這裡面最陡峭的之一。
Microsoft OneNote：如果你是重度 Office 用戶，或者你是在學學生，OneNote 真的很難被取代。它完全免費，而且那個「無限畫布」的概念真的很自由，你可以把文字、圖片、錄音、網頁截圖隨便拖到頁面的任何一個角落。它的架構就像我們以前上學用的活頁筆記本，有「筆記本 → 節 → 頁面」的層級，非常直覺。跨平台同步也做得很好，老實說，作為一個免費軟體，它強大得有點過分。

快速、簡單、漂亮的「輕巧派」：UpNote, Bear, Google Keep & Simplenote

最後這群，它們的目標就很純粹：讓你快點把東西記下來，而且過程要很舒服。

UpNote & Bear：我把這兩個放一起，因為它們都走「漂亮、精緻」的路線。介面非常乾淨，用起來就是心情很好。UpNote 的CP值超高，它有著精美的設計，支援 Markdown，可以離線使用，而且是一次買斷的終身方案，非常便宜。Bear 則是 Apple 生態系裡的明星，設計感一流，但它就只有 Apple 裝置能用 (iPhone, iPad, Mac)，而且同步功能是訂閱制的。如果你是果粉，而且在意軟體的顏值，可以看看 Bear。
Google Keep & Simplenote：這兩個是極簡主義的代表。Google Keep 就像你手機上的數位便利貼，五顏六色的，很適合記一些快速的待辦事項、購物清單。它跟你的 Google 帳號深度整合，提醒功能很方便。說到這個，這就跟我們很多人在台灣會順手用 LINE Keep 記東西一樣，都是為了「快」。有些國外的科技評論，像是 The Verge 就很推崇 Google Keep 這種「即時捕捉」的理念，但在台灣，LINE 的普及率讓 LINE Keep 反而成為很多人的肌肉記憶。但它們的共同缺點就是，筆記一多，整理起來就是場災難。Simplenote 則更純粹，它就真的只能打純文字，沒有花俏的功能，但它極快、免費、全平台同步。如果你追求的是一個絕對安靜、不受干擾的寫作空間，它很棒。

一個簡單的決策對照表

我知道上面講了一堆，你可能還是很亂。沒關係，我整理了一個我自己用來比較的表格，可能不是很「專業」，但應該蠻好懂的。這是我個人的主觀感受，你參考看看。

筆記軟體	我會推薦給誰	我覺得最棒的點	我自己覺得的坑（或限制）
Obsidian	喜歡研究、喜歡把知識連起來、把筆記當成一個長期專案在經營的人。	你的資料 100% 屬於你，而且那個知識圖譜看著真的很有成就感。社群超活絡，外掛多到玩不完。	嗯…一開始真的會有點不知所措，需要一點學習的心情。官方同步要錢。
Notion	需要團隊協作、或想把生活大小事（專案、旅遊、食譜…）都整合在一個系統裡的人。	自由度爆表！根本是數位樂高，你可以拼出任何你想要的樣子。資料庫功能是本體。	太自由了反而容易亂。有時候只是想記個電話號碼，打開它壓力有點大。離線功能…你知道的，不太可靠。
Joplin	超級重視隱私、喜歡開源軟體、需要一個可靠但又不花俏的筆記庫的人。	完全免費、開源、加密、你的資料你作主。就這幾點，就打趴一堆對手了。	介面比較…工程師風格？老實說沒那麼漂亮。需要自己花點心思設定同步方式。
Google Keep	需要快速記下零碎想法、待辦事項、而且是 Google 重度使用者的人。	快！真的就是快！手機拿起來語音轉文字、拍照存圖，便利貼模式很直覺。	筆記一多就變災難，根本找不到東西。它只適合當「暫存區」，不適合當「資料庫」。
UpNote	想要一個漂亮、乾淨、速度快，但又不想被 Apple 綁架或付月費的人。	跨平台、買斷制、介面又好看。在功能和簡潔之間取得了很棒的平衡。	說真的，它的缺點很難找。如果硬要說，就是它不像 Obsidian 或 Notion 那樣有強大的擴充性或社群。

反例與誤解釐清

說到這邊，有幾個常見的坑我得提醒一下。

第一個最大的誤解就是：「功能越多的軟體越好」。錯！大錯特錯！就像給你一台 F1 賽車，你可能連發動都有問題，更別說開去巷口買菜了。工具是為了完成任務，如果你的任務只是買醬油，那腳踏車就比 F1 賽車好用。很多人下載了 Notion 或 Obsidian，花了好幾個週末設定一堆酷炫的模板和外掛，結果一個月後，因為覺得維護起來太麻煩，就再也沒打開過了。這就是我說的「收藏家謬誤」。

第二個誤解是：「我需要把所有筆記都集中到一個軟體裡」。嗯，這個理想很美好，但現實很骨感。我自己就是「混用派」。我用類似 Google Keep 的工具當作「收件匣」，任何一閃即逝的想法、聽到的電話號碼、待辦事項都先往這裡丟。然後每週末，我會花點時間整理，把需要長期保存的、有價值的資訊，「搬家」到 Obsidian 裡，慢慢把它們連結成我的知識庫。這種「收件匣 + 資料庫」的模式，對我來說運作得最好。你也不一定要死守一個工具。