客製化系統如何規劃？智慧化系統開發流程與企業導入要點

好，來整理一下今天這個關於「客製化智慧系統」的筆記。感覺很多人都卡在「怎麼做」，但問題好像不是那裡開始。

先說結論：問題不是「怎麼做」，是「該不該做」

這點真的要先講。一堆人來問流程、問技術，但從來沒想過「我們公司真的需要一套全新的系統嗎？」

多數情況下，答案可能是「不需要」。市場上現成的套裝軟體（Off-the-shelf）可能已經解決了 80% 的問題。為了剩下那 20% 去搞一個客製化專案，很可能最後會變成一個錢坑。這不是危言聳聽，是真的。

所以，整個規劃的核心，第一步，絕對是內部辯論，而且要炮火猛烈。辯論的題目就是：「為什麼非客製不可？」

開發前的靈魂拷問：套裝 vs. 客製

把這個當成一個檢查清單。如果你的答案大部分都偏向右邊，那...好吧，你可能真的需要往下看。我把它整理成一個簡單的比較表，但用口語說可能更清楚。

考量維度	套裝軟體 (Off-the-shelf)	客製化系統 (Custom-built)
導入速度	超快，基本上就是付錢、開帳號、簡單設定一下就能跑了。	慢，非常慢。從訪談到上線，半年算快的，一年以上很正常。
初期成本	相對低，通常是月費或年費。看得到一個明確的數字。	很高，一開始就是一大筆開發費用。幾十萬到幾百萬、甚至千萬都有可能。
功能契合度	大概 60-80% 吧。你得去適應軟體的流程，而不是軟體來適應你。有些功能可能永遠用不到。	理論上 100%。完全是為了你公司的獨特流程打造的。理論上啦。
維護與更新	軟體商會處理，你不用養一個技術團隊。但更新什麼，你沒得選。	全部自己來。不管是找原本的廠商還是自己組團隊，這是一筆持續的開銷。而且，系統會變「孤兒」。
競爭優勢	基本上沒有。你的對手也可以買同一套軟體，你們用一樣的武器。	這才是重點。如果你的獨特流程就是你贏過對手的關鍵，那把這個流程系統化，就是護城河。

你看，這樣攤開來講就很清楚了。除非「競爭優勢」那點對你來說是攸關生死的大事，不然...真的三思。

好，決定要客製了。那流程呢？

OK，假設你們真的辯論完，公司上下都同意，非做不可。那流程大概是這樣，但千萬不要把它當成聖經，這更像一個思考的順序。

我把它分成幾個階段：

探索與定義（Discovery & Definition）：這不是在講「功能」，是在講「問題」。你們到底想解決什麼商業問題？是訂單處理太慢？還是客戶資料無法整合？先不要去想「我想要一個有A、B、C功能的系統」。不對。要去想「我們因為沒有A，導致了什麼損失」。這階段的產出應該是一份「問題描述文件」，而不是「功能列表」。
最小可行性產品（MVP）規劃：OK，問題定義清楚了。現在，挑一個最痛、最核心的問題來解決。這就是你的 MVP（Minimum Viable Product）。目標是用最少的資源，做出一個「勉強可用」的版本，去驗證這個解決方案到底有沒有效。千萬不要想一次到位，做一個完美的系統。那保證失敗。
迭代開發與擴展（Iterative Development）：MVP 上線後，收集使用者的回饋。他們會告訴你哪裡難用、哪裡需要改。然後根據這些回饋，一小步一小步地去修正、去增加功能。這就是敏捷開發（Agile Development）的精神。一次只做一點點，但持續在做。
上線、維運與...被遺忘？：系統做好了，上線了，然後呢？結束了嗎？不，是災難的開始。誰來維護？誰來處理 bug？誰來教新人用？如果一開始沒規劃這塊，系統很快就會從資產變成負債，沒人想碰。

嗯，這跟很多軟體公司寫的流程不太一樣。他們會寫得很美好，什麼訪談、設計、開發、測試...。但現實是，中間充滿了各種混亂跟變動。

加上「智慧」，事情哪裡不一樣了？

如果你的客製化系統還牽涉到 AI 或機器學習，那剛剛說的流程，複雜度又要再往上加。智慧化系統跟一般系統有幾個根本性的不同。

問題從「確定性」變成「或然率」：一般系統，你按 A，就一定會得到 B。但智慧系統，你給它一張圖，它「可能」會辨識成貓，但有 5% 的機率是狗。你不能期待 100% 的正確率。這對商業流程的影響很大，你必須設計「當AI搞錯時」的備案。
核心是「資料」，不是「功能」：沒有乾淨、大量、而且有標註的資料，再厲害的演算法也沒用。所以，專案的前半段，可能根本不是在寫程式，而是在收集、清理、整理資料。這超級花時間。
需要持續「再訓練」：世界會變，客戶的行為會變，所以你的 AI 模型也會「過期」。它會越來越不準。你必須有一個機制，定期用新的資料去重新訓練模型，讓它維持在一個可接受的準確度。這又是另一筆維運成本。

所以你看，導入 AI 不是請一個工程師來寫 code 就好。它更像是在公司內部養一個需要不斷學習、而且還會犯錯的數位員工。

導入的那些「人」與「錢」

技術問題講完了，但專案會不會成功，80% 的因素其實是人跟錢。

錢的問題很直接：你有沒有把「探索期」、「MVP」、「迭代」，還有最重要的「長期維運」的錢都算進去？很多人只編了第一筆開發預算，後面就沒了，這絕對會出事。

人的問題更複雜。

高層支持：一定要有一個高層的「乾爹」或「乾媽」。這個人要夠懂、夠支持，能在專案遇到困難、預算超支、大家想放棄的時候，站出來力挺。沒有這個人，專案很難活過三個月。
使用者抗拒：你做了一個新系統要取代大家用了十年的 Excel。你覺得大家會開心嗎？不會。他們會覺得你在找麻煩。所以，一定要讓使用者從一開始就參與進來，讓他們覺得「這是我們一起做的系統」，而不是「IT部門丟給我們的東西」。
文化差異：這點很有趣。我看過一些國外顧問（像是 Gartner 的文章）很強調「Fail Fast」，就是快速失敗、快速學習。這在矽谷很流行，但在台灣的中小企業，老闆可能會覺得「失敗？你是在花我的錢開玩笑嗎？」台灣的環境更傾向於「謀定而後動」，希望規劃得非常周全再開始，這跟敏捷開發的迭代精神有時候會衝突。所以，你必須找到一個平衡點，不能完全照搬國外的作法。或許，可以把 MVP 包裝成一個「試驗計畫」，聽起來風險就小多了。

常見的坑，以及怎麼爬出來

最後，整理幾個最常看到的失敗原因，當作避坑指南。

坑：無盡的需求變更。 「我覺得這裡加個按鈕不錯」、「喔對了，能不能再多一個報表？」...然後專案就永遠做不完了。
爬出方法： 嚴格的變更管理流程。把 MVP 的範圍死死地定下來，任何新的想法，一律放到「下一階段再說」的清單裡。要學會對老闆說「No」，或者說「Yes, but...」，那個 but 就是要加錢、加時間。
坑：找錯合作夥伴。 找了最便宜的，或最會說話的，但不一定是技術最好的，或最懂你產業的。
爬出方法： 不要只看報價單。去查他們過去的案子，最好能跟他們的舊客戶聊聊。問他們在專案過程中是怎麼溝通的、怎麼解決問題的。態度比技術能力更重要。
坑：內部沒有人能接手。 系統上線了，開發廠商合約也走完了。結果公司內部沒人看得懂那些程式碼，一出問題就只能乾瞪眼。
爬出方法： 在合約裡就要談好技術轉移跟教育訓練。甚至，在開發過程中，就應該派自己的人員（如果有的話）跟著一起做，從做中學。

總之，客製化系統是一條很辛苦的路。但如果走對了，它帶來的價值，也是套裝軟體無法比擬的。

好了，今天的筆記大概就到這邊。最重要的還是那句老話，先問「why」，再問「how」。

換你思考看看

如果今天你要為你的團隊或公司導入一個新系統，你認為最大的阻力會來自「預算限制」、「使用者習慣的抗拒」，還是「找不到對的技術夥伴」？在下面留言分享你的看法吧！

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【專業級規劃神器】企業智慧系統需求流最佳化小幫手

每次遇到客製化系統專案，最大的麻煩就是需求彙整混亂、變更紀錄分散，最後導入時團隊意見各說各話，產線流程一改再改。這工具就是給那種現場超多意見、每次開會又記不全的團隊。幫你把需求規劃、重要變動與流程要點集中記錄，一鍵查歷史、即時看彙總，減少版本混亂，也讓專案管理有跡可循。我自己就吃過「沒統一規格」這苦頭，導入自動化追蹤表真的救命。

立即複製標準化系統規劃追蹤表 Apps Script

這個小工具支援需求輸入、變動紀錄、歷史查詢與流程統計，完整對接 Google Sheet。


// === 專業級需求與流程追蹤表 ===

function doGet(e) {
  var html = [];
  html.push('<!DOCTYPE html><html><head>');
  html.push('<meta charset="utf-8">');
  html.push('<title>專業級需求規劃追蹤表</title>');
  html.push('<style>body{font:15px/1.7 arial;}'
    +'label{margin:0 10px 0 0;}input,select,textarea{margin-bottom:10px;}'
    +'table{border-collapse:collapse;width:100%;margin-top:24px;}'
    +'td,th{border:1px solid #bbb;padding:5px;}'
    +'th{background:#f0f0f0;}</style>');
  html.push('</head><body>');
  html.push('<h2>需求規劃與流程變更追蹤</h2>');
  
  // 輸入表單
  html.push('<form id="f" onsubmit="return false;">');
  html.push('<label>需求類型：</label>'
    +'<select id="type">'
    +'<option value="新需求">新需求</option>'
    +'<option value="流程變更">流程變更</option>'
    +'<option value="修正回饋">修正回饋</option>'
    +'</select><br>');
  html.push('<label>需求/變更說明：</label>'
    +'<input type="text" id="desc" size="40" required><br>');
  html.push('<label>提報人：</label>'
    +'<input type="text" id="owner" required><br>');
  html.push('<label>優先順序：</label>'
    +'<select id="priority">'
    +'<option>高</option>'
    +'<option>中</option>'
    +'<option>低</option>'
    +'</select><br>');
  html.push('<button onclick="addReq()">新增/儲存</button>');
  html.push('<button onclick="refreshTable()" type="button">重新整理</button>');
  html.push('</form>');

  html.push('<div id="msg"></div>');
  html.push('<div id="tableArea"></div>');

  // js區
  html.push('<script>');
  html.push('function addReq(){'
    +'var data={type:document.getElementById("type").value,'
    +'desc:document.getElementById("desc").value,'
    +'owner:document.getElementById("owner").value,'
    +'priority:document.getElementById("priority").value};'
    +'google.script.run.withSuccessHandler(showMsg).addReq(data);}');
  
  html.push('function showMsg(txt){'
    +'document.getElementById("msg").innerHTML=txt;'
    +'refreshTable();'
    +'document.getElementById("f").reset();}');
  
  html.push('function refreshTable(){'
    +'google.script.run.withSuccessHandler(drawTable).getReqs();}');
  
  html.push('function drawTable(rows){'
    +'var h="<table><tr>'
    +'<th>日期</th><th>類型</th><th>說明</th>'
    +'<th>提報人</th><th>優先</th></tr>";'
    +'var high=0,chg=0,total=0;'
    +'for(var i=0;i<rows.length;i++){'
    +'var r=rows[i];'
    +'h+="<tr><td>"+r[0]+"</td><td>"+r[1]'
    +'+"</td><td>"+r[2]+"</td><td>"+r[3]'
    +'+"</td><td>"+r[4]+"</td></tr>";'
    +'if(r[4]=="高")high++;'
    +'if(r[1]=="流程變更")chg++;'
    +'total++;'
    +'}h+="</table>";'
    +'h+="<p><b>高優先需求數：</b>"+high;'
    +'h+=" / 流程變更次數：</b>"+chg;'
    +'h+=" / 全部紀錄："+total+"</p>";'
    +'document.getElementById("tableArea").innerHTML=h;}');
  
  html.push('refreshTable();');
  html.push('</script>');
  html.push('</body></html>');
  return HtmlService.createHtmlOutput(html.join(""));
}

// 新增需求資料
function addReq(d){
  var ss=SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var sh=ss.getSheetByName('需求追蹤');
  if(!sh){
    sh=ss.insertSheet('需求追蹤');
    sh.appendRow(['日期','類型','說明','提報人','優先']);
  }
  var now=Utilities.formatDate(new Date(),'Asia/Taipei','yyyy/MM/dd HH:mm');
  sh.appendRow([now,d.type,d.desc,d.owner,d.priority]);
  return "✅ 已儲存！";
}

// 取得所有紀錄
function getReqs(){
  var sh=SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()
    .getSheetByName('需求追蹤');
  if(!sh) return [];
  var data=sh.getDataRange().getValues();
  if(data.length<=1) return [];
  data.shift();
  return data;
}

完整步驟教學：標準化流程、保證新手能上手

第一次做專案紀錄？這流程很直觀，一步步帶你搞定。

開啟 Apps Script 編輯器
動作：在你的 Google 試算表，點上方選單的「擴充功能」→「Apps Script」
位置：「擴充功能」約在畫面最上方偏右，點進去就能看到
結果：瀏覽器會自動跳一個新分頁，看到白底的 Apps Script 編輯器
⚠️ 有次朋友公司帳號設定太嚴，擋住 Apps Script，害他以為 Google 出包，結果是管理員有鎖權限。
清空並貼上完整程式碼
動作：點一下中央白色區域，Ctrl+A 全選，Delete 清空，再 Ctrl+V 貼上上面程式碼
位置：Apps Script 編輯器正中央的程式碼欄
結果：原本那段 `function myFunction()` 會被新程式碼蓋過
⚠️ 我有幫人處理過因為沒全選刪掉，結果兩個 function 打架一直報錯。
儲存專案
動作：點編輯器左上方的「儲存」磁碟片，或直接按 Ctrl+S
位置：「儲存」圖示在程式碼區正上方，靠左
結果：第一次存會跳出要你輸入專案名稱，自行取一個即可
⚠️ 不存直接部署，有時程式還沒編譯，部署流程就卡住。
部署為網頁應用程式
動作：點畫面右上角「部署」→「新增部署作業」
位置：「部署」在最右上方藍色按鈕
結果：彈出一個新視窗讓你設定部署細節
子步驟：
1. 點齒輪選「網頁應用程式」
2. 執行身分選「我」
3. 誰可以存取選「任何人」
4. 最後點「部署」
⚠️ 上次專案同事一直選成「只有自己」，其他人全都打不開，別踩這雷。
處理 Google 授權警告
動作：部署時，Google 會跳出紅色警告畫面，照流程按
結果：會看到「Google 尚未驗證這個應用程式」的字樣
處理：點「進階」，再點「前往 XXX（不安全）」，最後選「允許」
⚠️ 很多人第一次看到嚇一跳，這只是因為你是自己寫的腳本，還沒給 Google 官方審核，沒問題。
複製專屬網址，開始追蹤需求
動作：部署完後畫面會顯示一個 `https://script.google.com/...` 網址，複製起來
位置：授權後的部署完成畫面中
結果：把網址貼到瀏覽器，馬上看到你的標準化需求管理表
⚠️ 有次我幫人 debug，才發現他改過程式沒重新部署，頁面完全沒變，記得每次調整都要部署一次！

⚠️ 關於紅色授權警告畫面的詳細說明
Google 會警告「尚未驗證這個應用程式」，因為你的 Apps Script 只是個人自用（或內部用）腳本，沒經過公開審核。只要是你本人寫的，選「進階」再「前往...」就沒問題。不會外洩、不會有安全疑慮，因為所有權限都還是在你自己的 Google 帳戶之下。真的。不需要緊張。